Chuyến đến nội dung chính

Hướng dẫn Bắt đầu Facility Data Manager: Tổ chức Xác thực

  • Đã cập nhật

Mục lục

 

Tổng quan về xác thực FDM

Khi các quy định tiếp tục yêu cầu dữ liệu chính xác hơn và các yêu cầu báo cáo đòi hỏi kết quả minh bạch hơn, điều quan trọng là các công ty phải có sự tin tưởng vào dữ liệu mà họ công bố. Worldly khuyến nghị xác thực dữ liệu FDM như một cách để đảm bảo độ chính xác của thông tin mà các thương hiệu đang thu thập, để họ có thể phát hiện bất kỳ lỗi nào từ trước, và giảm thiểu rủi ro báo cáo thông tin không chính xác.

 

Ai có thể thực hiện xác thực FDM?

Cả thương hiệu và cơ sở đều có thể thuê bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo được Worldly phê duyệt nào để xác thực dữ liệu FDM. Thương hiệu có thể trả phí để cơ sở hoàn thành việc xác thực hoặc họ có thể yêu cầu cơ sở của mình tự trả phí xác thực. Nhấp vào đây để xem danh sách các tổ chức xác thực Facility Data Manager được Worldly phê duyệt.

Các tổ chức này có thể thiết kế các chương trình xác thực hợp tác với khách hàng thương hiệu và tùy chỉnh các đặc điểm của chương trình xác thực như tần suất kiểm toán từ xa/tại chỗ, mức độ trình độ yêu cầu của kiểm toán viên và giá cả.

 

Xác thực FDM so với Xác minh FEM

Điều quan trọng cần lưu ý là sự khác biệt giữa xác minh FEM và xác thực FDM.

  • Đánh giá xác minh FEM: Thường là một quy trình được quản lý, trong đó nhiều nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo phải tuân thủ các tiêu chuẩn tương tự như chứng nhận do người quản lý chương trình đánh giá xác minh/chủ sở hữu tiêu chuẩn tạo ra. Trong trường hợp của FEM, Cascale và Sumerra tạo ra một quy trình đánh giá xác minh mà các nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo phải tuân thủ để duy trì một phương pháp tiếp cận và tiêu chuẩn chung trên tất cả các nhà cung cấp và khách hàng.
  • Xác thực FDM: Không được quản lý bởi chương trình bên thứ ba hoặc chủ sở hữu tiêu chuẩn. Nó tuân theo các thỏa thuận riêng lẻ giữa thương hiệu và nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo, mang lại sự linh hoạt trong thiết kế chương trình để đáp ứng các nhu cầu riêng của thương hiệu – chẳng hạn như kiểm toán từ xa so với kiểm toán tại chỗ, tần suất và cấp độ kiểm toán, và cuối cùng là chi phí.

 

Các loại và tần suất kiểm toán FDM

Do các cơ sở tải dữ liệu hàng tháng của họ lên FDM, có thể cần xác thực dữ liệu này thường xuyên hơn một lần mỗi năm. Vì FDM chủ yếu tập trung vào dữ liệu định lượng từ một số danh mục tác động môi trường chính được chọn, lượng dữ liệu cần được xem xét ít hơn so với Higg FEM.

Xác thực Tại chỗ

Người xác thực đến cơ sở và xác thực các nguồn, phạm vi và tài liệu phản ánh những gì cơ sở đã gửi vào FDM. Xác thực FDM tại chỗ có thể phù hợp vào tháng đầu tiên cơ sở gửi dữ liệu FDM và hàng năm sau đó. Xác thực tại chỗ có thể được lên lịch cùng lúc với xác minh Higg FEM của cơ sở để giảm chi phí.

Xác thực từ xa

Đối với xác thực từ xa, người xác thực sẽ xem xét từ xa dữ liệu định lượng mà cơ sở đã tải lên FDM cùng với tài liệu chứng minh của cơ sở. Xác thực từ xa có thể được sử dụng như một phần bổ sung cho xác thực tại chỗ. Đây không phải là yêu cầu bắt buộc nhưng Worldly khuyến nghị các cơ sở nên có một lần xác thực tại chỗ hàng năm với xác thực từ xa được thực hiện hàng quý hoặc nửa năm.

 

Quy trình xác thực FDM cho thương hiệu

Khi các quy định về tính bền vững xuất hiện trên toàn cầu, các thương hiệu sẽ cần dữ liệu chính được xác thực từ chuỗi cung ứng của họ để công bố và tuân thủ một cách tự tin. Dữ liệu FDM được xác thực sẽ là tài sản quan trọng trong bộ công cụ theo dõi Mục tiêu bền vững, cải thiện hiệu suất và tuân thủ của các thương hiệu.

 

Liên hệ với các Tổ chức Xác thực FDM được phê duyệt

Bước đầu tiên cho các thương hiệu quan tâm đến xác thực FDM là tìm một tổ chức xác thực được Worldly phê duyệt.

  • Danh sách các tổ chức xác thực được Worldly phê duyệt có thể tìm thấy tại đây. Các thương hiệu nên liên hệ với tổ chức xác thực ưa thích của họ để thảo luận về các yêu cầu chương trình và giá cả.
  • Vì xác thực FDM được hướng dẫn bởi các thỏa thuận giữa thương hiệu và các nhà cung cấp đảm bảo bên thứ ba được Worldly phê duyệt, các thương hiệu có sự linh hoạt để tổ chức và quản lý các chương trình xác thực của họ theo nhiều cách khác nhau.
  • Lưu ý rằng nếu các cơ sở của bạn đang hoàn thành cả FDM và FEM, có thể sẽ có lợi khi sử dụng cùng một nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo để tăng hiệu quả và giảm chi phí.

Nếu bạn muốn làm việc với một nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo chưa được Worldly phê duyệt, vui lòng yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo của bạn gửi email đến vbsubscriptions@worldly.io. Đại diện của Worldly có thể hướng dẫn họ về các yêu cầu đủ điều kiện, mô hình truy cập và quy trình giới thiệu.

Sau khi bạn thống nhất các yêu cầu với cơ quan xác thực, bạn nên thông báo cho các cơ sở của mình về các yêu cầu xác thực và cơ quan xác thực đã được chọn. Cơ quan xác thực sẽ bắt đầu quy trình xác thực với các cơ sở (ví dụ: lên lịch, định hướng, v.v.) theo thỏa thuận bên ngoài nền tảng Worldly hoặc khi một cơ sở chọn họ làm cơ quan xác thực của mình trên nền tảng.

 

Xem Tiến Trình Xác Thực

Mặc dù các thương hiệu không cần thực hiện hành động nào trên nền tảng Worldly để bắt đầu xác thực, họ có thể xem liệu việc xác thực dữ liệu FDM được chia sẻ đã diễn ra hay chưa.

Trạng thái xác thực có thể được quan sát trong tab FDM Modules dưới cột Status.

  • Khi quá trình xác thực đang diễn ra, trạng thái sẽ hiển thị VRP.
  • Khi quá trình xác thực hoàn tất, trạng thái sẽ hiển thị là VRC.
  • Sau khi cơ sở đã chấp nhận và hoàn tất xác thực, trạng thái sẽ thay đổi thành VRF.
  • Tìm hiểu thêm về Các Chữ Viết Tắt Trạng Thái Đánh Giá tại đây.

Xem thêm chi tiết về trạng thái xác thực bằng cách nhấp vào bảng điều khiển mô-đun FDM của từng cơ sở. Tại đây, bạn có thể xem thông tin cơ sở, chi tiết của người xác thực, đánh giá và báo cáo xác thực. Từ trang tổng quan, bạn cũng có tùy chọn tải xuống tệp CSV dữ liệu FDM.

 

Quy trình xác thực FDM cho các cơ sở

Xác thực dữ liệu FDM cho phép các cơ sở chứng minh với đối tác kinh doanh và người mua tiềm năng rằng dữ liệu của họ đã được đảm bảo bởi bên thứ ba độc lập.

Khi các quy định mới về chuỗi cung ứng và thẩm định xuất hiện, việc có dữ liệu đáng tin cậy sẽ ngày càng trở nên quan trọng. Ngoài ra, các cơ sở có thể thấy được lợi ích từ những cải thiện tác động của họ sớm hơn và báo cáo những điều này cho các bên liên quan ngay sau khi triển khai.

Các thương hiệu thường sẽ liên hệ trực tiếp với các cơ sở bên ngoài nền tảng Worldly để thông báo về các yêu cầu xác thực. Tuy nhiên, nếu một cơ sở muốn chủ động xác thực dữ liệu FDM của mình, danh sách các tổ chức xác thực FDM được Worldly phê duyệt có sẵn tại đây.

 

Quy trình xác thực

Để bắt đầu xác thực, trước tiên hãy chọn cơ quan xác thực trên nền tảng. Điều này có thể được thực hiện từ bảng điều khiển FDM bằng cách nhấp vào Chọn Cơ Quan Xác Thực. Để thay đổi cơ quan xác thực, hãy chọn Thay Đổi Cơ Quan Xác Thực và chọn một cơ quan mới từ các tùy chọn có sẵn.

Nhà cung cấp validation sau đó phải chấp nhận yêu cầu validation. Khi hoàn tất, trạng thái sẽ chuyển thành Accepted. Nhấp vào đây để tìm hiểu về việc roll forward lựa chọn Validation Body của bạn.

Người xác thực được chỉ định sẽ hoàn thành quy trình xác thực, xác thực riêng lẻ các câu trả lời cho từng câu hỏi trong FDM. Tiến độ hoàn thành có thể được theo dõi bằng cách sử dụng tỷ lệ phần trăm tiến độ trên bảng điều khiển FDM.

Các cơ sở sẽ nhận được email khi quá trình xác thực đang diễn ra cũng như khi hoàn tất.

 

Báo cáo xác thực

Cơ sở có thể truy cập báo cáo xác thực cho quy trình đã hoàn thành bằng cách chọn Báo cáo Xác thực trên bảng điều khiển FDM. Trong ví dụ dưới đây, bạn sẽ thấy số lượng câu hỏi được đánh dấu là không chính xác bởi người xác thực FDM, cùng với tỷ lệ phần trăm độ chính xác tổng thể được hiển thị ở trên cùng. Báo cáo bao gồm từng câu hỏi và REFID của nó, phản hồi của cơ sở, lựa chọn độ chính xác của kiểm toán viên, phản hồi đã được kiểm toán viên sửa chữa, và bất kỳ ghi chú nào mà kiểm toán viên để lại cho câu hỏi đó.

Sau khi hoàn tất, các cơ sở sẽ nhận được email nhắc nhở để xem xét và hoàn thiện báo cáo xác thực. Tại thời điểm này, các cơ sở sẽ có tùy chọn yêu cầu chỉnh sửa hoặc hoàn thiện xác thực.

Nếu cần thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào, các cơ sở sẽ cần liên hệ với kiểm toán viên bên ngoài nền tảng Worldly để thảo luận về những thay đổi đó. Sau khi cơ sở đã chấp nhận xác thực, họ có thể nhấp vào Hoàn tất và Đăng Mô-đun để chuyển trạng thái xác thực sang VRF.

 

Thực hiện xác thực với tư cách là tổ chức xác thực được phê duyệt

Vui lòng liên hệ vbsubscriptions@worldly.io để hỏi về việc trở thành Cơ quan Xác thực FDM được phê duyệt.

 

Nhận Yêu Cầu Xác Thực

Sau khi cơ sở đã chọn một tổ chức xác thực, tổ chức xác thực sẽ cần chấp nhận yêu cầu xác thực đó và chỉ định một kiểm toán viên cho mô-đun.

Trong Mô-đun, đi tới Xác thực Đã nhận và nhấp vào Chấp nhận Xác thực. Bạn có thể xác định vị trí các FDM mà bạn đang xác thực trong Xác thực Của tôi. Sau khi đã chọn, trong trang Tổng quan, nhấp vào Chỉ định Kiểm toán viên để chọn kiểm toán viên sẽ thực hiện xác thực. Bạn có thể nhấp vào Thay đổi Kiểm toán viên để chỉ định một kiểm toán viên khác cho việc xác thực mô-đun.

 

Quy trình xác thực

Để bắt đầu quy trình xác thực, kiểm toán viên sẽ nhấp vào Bắt đầu Xác thực từ trang Tổng quan FDM. Trong quá trình đánh giá, kiểm toán viên sẽ xem xét từng câu hỏi, đánh dấu là chính xác hoặc không chính xác, với tùy chọn gắn cờ các câu hỏi cụ thể khi cần thiết.

Kiểm toán viên cũng có thể thêm ghi chú để đi kèm với câu trả lời của họ. Mọi thay đổi được thực hiện trong quá trình xác thực đều được lưu tự động và công cụ lọc ở trên cùng giúp dễ dàng lọc bất kỳ câu hỏi nào.

Ngoài việc xác thực các câu hỏi trong FDM, kiểm toán viên sẽ cần điền vào phần Chi tiết xác thực như Loại xác thực đã được thực hiện, ngày bắt đầu và kết thúc xác thực, và tổng số ngày công.

Nếu bạn cần rời đi và quay lại xác thực vào lúc khác, bạn có thể truy cập vào nơi bạn đã dừng lại bằng cách vào trang Tổng quan và nhấp vào Xem/Chỉnh sửa để mở lại đánh giá.

Sau khi hoàn tất 100% xác thực, nhấp vào Gửi và trạng thái sẽ chuyển sang VRC hoặc Hoàn tất xác thực Tại thời điểm này, cơ sở sẽ được thông báo về việc hoàn tất và có thể xem xét báo cáo xác thực và chọn yêu cầu chỉnh sửa với kiểm toán viên – hoặc hoàn tất xác thực.

Sau khi cơ sở đã đánh dấu xác thực là Hoàn tất, người xác thực sẽ nhận được email xác nhận.

 

Roll forward các lựa chọn Validation Body

Nếu một Cơ sở trước đó đã nhập phân bổ sản xuất, họ sẽ thấy tùy chọn roll forward các đối tác từ lần gửi trước.

Ngoài ra, nếu Cơ sở đã gán một VB trong lần gửi trước, validation body sẽ được chọn sẵn để roll forward. Khi Cơ sở bắt đầu gửi và VB được chọn, lần gửi sẽ tự động được gán cho VB.

Liên quan đến