সময়সূচী ক্যালেন্ডার

সূচিপত্র

• নেভিগেশন
• ক্যালেন্ডার
• ইভেন্টের ধরন
• ইভেন্ট তৈরির ক্ষেত্রসমূহ
• পিকলিস্ট
• পরিদর্শন সময়সূচির মধ্যবর্তী ক্ষেত্র
• স্ট্যাটাস
• ক্যালেন্ডার পরিদর্শন, অডিট এবং স্বয়ংক্রিয় সংযুক্তি
• অনির্ধারিত ইভেন্ট
• ক্যালেন্ডার ওভারভিউ
  • কাস্টম অনুসন্ধান
  • ক্যালেন্ডার ইভেন্ট দেখুন
  • সময়সূচি রেকর্ড
  • ক্যালেন্ডার ইভেন্ট রপ্তানি করা

নেভিগেশন

বাম দিকের নেভিগেশন মেনু থেকে ক্যালেন্ডার-এ নেভিগেট করে শুরু করুন।

ক্যালেন্ডার

ক্যালেন্ডার পৃষ্ঠায় তিনটি উইন্ডো রয়েছে।

1. ইভেন্টের ধরন: তৈরি করা ইভেন্টগুলোতে ক্লিক করুন এবং সময়সূচি নির্ধারণ করতে সেগুলো ক্যালেন্ডারে টেনে আনুন
2. ইভেন্ট তৈরি করুন: নতুন ইভেন্ট তৈরি করতে ক্ষেত্রগুলো পূরণ করুন
3. ক্যালেন্ডার: সমস্ত ইভেন্ট দেখুন
4. অনির্ধারিত পরিদর্শন: এখানে ক্লিক করুন অনির্ধারিত পরিদর্শন সম্পর্কে আরও জানতে।

ইভেন্টের ধরন

ইভেন্টের ধরনগুলো শনাক্তকরণের উদ্দেশ্যে রঙ-কোডযুক্ত। নিচের ইভেন্টের ধরনগুলো সময়সূচি নির্ধারণ করতে ক্যালেন্ডার ব্যবহার করা হয়:

1. অডিট
2. প্রশিক্ষণ
3. CAP মিটিং
4. পরিদর্শন
5. যৌথ পরিদর্শন

ইভেন্ট তৈরির ক্ষেত্রসমূহ

নতুন ইভেন্ট তৈরি করতে নিচের ক্ষেত্রগুলো পূরণ করুন। দ্রষ্টব্য: এই ভিউটি স্ক্রিনশটে বিভক্ত, প্ল্যাটফর্মে এটি বিভক্ত নয়।

তারকাচিহ্ন দিয়ে চিহ্নিত ক্ষেত্রগুলো পূরণ করা আবশ্যক:

1. পরিদর্শনের ধরন*: ড্রপডাউন থেকে পরিদর্শনের ধরন নির্বাচন করুন। বিকল্পগুলোর মধ্যে রয়েছে মূল্যায়ন, প্রশিক্ষণ, CAP মিটিং এবং অফিস কাজ।
2. অ্যাকাউন্টের নাম*: যে অ্যাকাউন্টের জন্য ইভেন্টটি সময়সূচি নির্ধারণ করা হচ্ছে তার নাম লিখুন।
   1. আপনি যদি কোনো অ্যাকাউন্টে সক্রিয় থাকেন, তাহলে অ্যাকাউন্টের নাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাকাউন্টের নাম ক্ষেত্রে প্রবেশ করানো হয়।
   2. এখানে ক্লিক করুন পিকলিস্ট কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা জানতে।
3. প্রশ্নপত্র*: ড্রপডাউন থেকে প্রশ্নপত্রের ধরন নির্বাচন করুন।
4. অভ্যন্তরীণ অডিটর টগল: এটি একটি অভ্যন্তরীণ নাকি বাহ্যিক অডিটর তা চিহ্নিত করুন।
   1. যদি একজন বাহ্যিক অডিটর নির্বাচন করা হয়, তাহলে পরিদর্শন সংরক্ষণ করার সাথে সাথে কারখানা এবং বাহ্যিক অডিটরের মধ্যে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি সংযুক্তি তৈরি হয় (স্ট্যাটাস নির্বিশেষে)।
5. অডিটিং সংস্থা: টগলটি বাহ্যিক অডিটরে পরিবর্তন করা হলে এই ক্ষেত্রটি পূরণ করা আবশ্যক।
   
   1. পিকলিস্ট কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা জানতে এখানে ক্লিক করুন।
6. অডিটরস*: টগলটি একজন অভ্যন্তরীণ অডিটরের দিকে ফ্লিপ করা হলে এই ফিল্ডটি পূরণ করা আবশ্যক।
   1. পিকলিস্ট কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা জানতে এখানে ক্লিক করুন।
7. শিডিউল ভিজিটের সময়সীমা: নির্ধারিত ভিজিটটি কোন তারিখের মধ্যে হওয়া উচিত তা নির্বাচন করুন।
   1. এখানে ক্লিক করুন শিডিউল ভিজিটের সময়সীমা সম্পর্কে আরও জানতে।
8. শেয়ার্ড ভিজিট টগল: এটি একটি শেয়ার্ড ভিজিট হলে হ্যাঁ/না টগল করুন।
9. অ্যানাউন্সড টগল: এটি একটি অ্যানাউন্সড ভিজিট হলে হ্যাঁ/না টগল করুন।
10. স্ট্যাটাস*: ভিজিটের স্ট্যাটাস নির্বাচন করুন। বিকল্পগুলির মধ্যে রয়েছে Requested, Approved, Not-Approved, Proposed, On-Hold, Scheduled, Cancelled, বা Confirmed।
    1. এখানে ক্লিক করুন স্ট্যাটাস ফিল্ড সম্পর্কে আরও জানতে।
11. সমস্ত বিবরণ প্রবেশ করানো হলে সেভ নির্বাচন করুন। ইভেন্টটি এখন ক্যালেন্ডার ভিউ এবং ভিজিট তালিকা উভয়েই যুক্ত হয়েছে।

পিকলিস্ট

ক্যালেন্ডারে, অ্যাকাউন্ট নাম, অডিটিং অর্গানাইজেশন, এবং অডিটরস ফিল্ডের জন্য আপনার নির্বাচন পরিমার্জন করতে পিকলিস্ট ব্যবহার করতে পারেন। পিকলিস্ট ব্যবহার করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

1. পিকলিস্ট বাটনটি নির্বাচন করুন।
   
2. ফিল্টার মানদণ্ড নির্বাচন করুন এবং Apply Criteria নির্বাচন করুন।
   
3. কাঙ্ক্ষিত বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং এটি ডান উইন্ডোতে সরাতে তীর চিহ্নটি নির্বাচন করুন।
   
4. Apply Selection নির্বাচন করুন।
   

শিডিউল ভিজিটের সময়সীমা ফিল্ড

শিডিউল ভিজিটের সময়সীমা ফিল্ডটি ভিজিট কখন হওয়া উচিত তার তারিখ নির্ধারণ করতে ব্যবহৃত হয়।

1. যদি কোনো তারিখের পরিসর বা নির্দিষ্ট তারিখ প্রবেশ করানো না হয়, তাহলে ইভেন্টটি Unscheduled Visit উইন্ডোতে প্রদর্শিত হবে।
   
2. একটি নির্ধারিত তারিখ প্রবেশ করাতে, Click here for More Details নির্বাচন করুন।
   
3. মন্তব্য, নির্দেশনা, এবং শিডিউলিং তারিখ-এর মতো অতিরিক্ত বিবরণ এখানে যোগ করা যাবে।
   

স্ট্যাটাস

শিডিউলিং স্ট্যাটাসের বিকল্পগুলির মধ্যে রয়েছে: Requested, Approved, Not-Approved, Proposed, On-Hold, Scheduled, Cancelled, বা Confirmed। এই স্ট্যাটাসটি একটি ভিজিটের প্রবাহ/অগ্রগতি ট্র্যাক করতে ব্যবহৃত হয়।

উদাহরণস্বরূপ, একজন সদস্য একটি কারখানার অডিটের অনুরোধ করে প্রক্রিয়াটি শুরু করতে পারেন:

1. একজন অডিটর তখন ভিজিটটি অনুমোদন করবেন, যা স্ট্যাটাসটি Approved-এ আপডেট করবে।
2. এরপর, অডিটর একটি তারিখ প্রস্তাব করতে পারেন, যা স্ট্যাটাসটি Proposed-এ আপডেট করবে।
3. ভিজিটের তারিখ নির্ধারিত হলে স্ট্যাটাসটি Scheduled-এ আপগ্রেড করা হবে।
4. ভিজিটের স্ট্যাটাস "Confirmed"-এ সেট করা হলে, ক্যালেন্ডারের লিঙ্কের মাধ্যমে বা কারখানার অ্যাকাউন্ট তথ্য পৃষ্ঠায় Assessment Related ট্যাব নির্বাচন করে অডিটটি দেখা যাবে।
5. একটি ভিজিট Requested হলে এটি "Requests and Scheduled Visits" বিভাগের অধীনে Factory Assessment Related ট্যাবে প্রদর্শিত হয়।

ক্যালেন্ডার ভিজিট, অডিট এবং স্বয়ংক্রিয় অ্যাসোসিয়েশন

নিম্নলিখিত নির্বাচনগুলি করা হলে কারখানা এবং বাহ্যিক সংস্থার মধ্যে একটি স্বয়ংক্রিয় অ্যাসোসিয়েশন তৈরি হয়:

1. অ্যাকাউন্ট নাম নির্বাচন করুন
2. ড্রপডাউন তীর ব্যবহার করে প্রশ্নাবলীর নাম নির্বাচন করুন
3. এক্সটার্নাল অডিটর নির্বাচন করুন
4. পিক লিস্ট ব্যবহার করে অডিটিং অর্গানাইজেশন নির্বাচন করুন
5. স্ট্যাটাস ড্রপডাউন থেকে একটি বিকল্প নির্বাচন করুন
6. ভিজিটটি সেভ করতে Save বাটনে ক্লিক করুন

ক্যালেন্ডারে কাঙ্ক্ষিত তারিখে ইভেন্টটি ড্র্যাগ এবং ড্রপ করতে হবে।

একবার ভিজিটটি Calendar-এ সংরক্ষিত হলে, উপরের বাম কোণে Factory-এর নাম নির্বাচন করে Factory রেকর্ডটি খুলুন।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হওয়া সংস্থাটি দেখতে Account Association ট্যাবটি নির্বাচন করুন।

অনির্ধারিত ইভেন্ট

কোনো ইভেন্ট তৈরি করার সময় যদি নির্ধারিত তারিখ বা তারিখের পরিসর প্রবেশ করানো না হয়, তাহলে এটি Unscheduled Event ট্যাবে প্রদর্শিত হবে।

কোনো অনির্ধারিত ইভেন্ট নির্ধারণ করতে, ইভেন্টটি Calendar-এর পছন্দসই তারিখে টেনে এনে ছেড়ে দিন।

Calendar-এর সংক্ষিপ্ত বিবরণ

নিচের পদক্ষেপগুলো অনুসরণ করে Calendar-এ নেভিগেট করুন:

1. Custom Search ব্যবহার করুন
2. অন্যান্য মাস দেখতে তীরচিহ্ন ব্যবহার করুন
3. মাসিক, সাপ্তাহিক, বা দৈনিক ভিত্তিতে নির্ধারিত ইভেন্টগুলো দেখুন।

কাস্টম অনুসন্ধান

1. Custom Search উইন্ডোটি প্রসারিত করুন।
   
2. উপযুক্ত ফিল্টারগুলো নির্বাচন করুন, যার মধ্যে রয়েছে: Organization Monitor Auditors, Auditing Organization, Sourcing Individual 1, Sourcing Organization, Region, Country, Account নাম, Account Status, Owner of Visit, অন্যান্য Member, Announced, Calendar Entries, Month এবং Year। Search নির্বাচন করুন।
   

Calendar ইভেন্ট দেখুন

Calendar View এবং Visit List উভয়েই calendar ইভেন্টগুলো দেখা যাবে।

Calendar View: ইভেন্টটি নির্বাচন করুন।

Unscheduled Visits: যেকোনো নীল হাইপারলিংক নির্বাচন করুন, Requested On, Scheduling ID, Account ID, এবং Account ID।

Scheduling রেকর্ড

কোনো calendar ইভেন্টে (নির্ধারিত অডিট ছাড়া অন্যান্য) ক্লিক করলে একটি scheduling রেকর্ড প্রদর্শিত হয়।

একটি scheduling রেকর্ডে Calendar Event তৈরির সময় প্রবেশ করানো সমস্ত ইভেন্টের বিবরণ থাকে।

ইভেন্ট সম্পর্কিত তথ্য সম্পাদনা, আপডেট এবং মুছে ফেলতে scheduling রেকর্ড ব্যবহার করা যাবে।

scheduling রেকর্ডে আরও দেখা যায়:

ক. Scheduling History

খ. Scheduling Status History

একটি অডিট নির্ধারিত হলে, ইভেন্টের রঙ লাল হয়ে যায়।

কোনো নির্ধারিত অডিটে ক্লিক করলে, অডিটের সাথে যুক্ত factory অ্যাকাউন্টের All Findings পেজটি খুলবে।

Calendar ইভেন্ট এক্সপোর্ট করা

Calendar ইভেন্টগুলো এক্সপোর্ট করতে Export Calendar Events নির্বাচন করুন।

এটি একটি .ics calendar ফাইল ডাউনলোড করে।