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Calendario de programación

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Tabla de contenido

 

Navegación

Comienza navegando a Calendario desde el menú de navegación de la izquierda.

 

Calendario

Hay tres ventanas en la página de Calendario.

  1. Tipos de eventos: Haz clic en los eventos creados y arrástralos al calendario para programarlos
  2. Crear evento: Completa los campos para crear un nuevo evento
  3. Calendario: Ve todos los eventos
  4. Visitas no programadas: Haz clic aquí para obtener más información sobre las visitas no programadas.

 

Tipo de evento

Los tipos de evento están codificados por colores con fines de identificación. El calendario se usa para programar los siguientes Tipos de evento:

  1. Auditorías
  2. Formación/capacitación
  3. Reuniones CAP
  4. Visitas
  5. Visitas compartidas

 

Crear campos de evento

Para crear un nuevo evento, completa los siguientes campos. Nota: Esta vista está dividida en la captura de pantalla; en la plataforma no está dividida.

 

Los campos marcados con un asterisco son obligatorios:

  1. Tipo de visita*: Selecciona el tipo de visita en la lista desplegable. Las opciones incluyen evaluación, formación/capacitación, reunión CAP y trabajo de oficina.
  2. Nombre de la cuenta*: Escribe el nombre de la cuenta para la que se está programando el evento.
    1. Si estás activo en una cuenta, el nombre de la cuenta se introduce automáticamente en el campo Nombre de la cuenta.
    2. Haz clic aquí para aprender a usar las listas de selección.
  3. Cuestionario*: Selecciona el tipo de cuestionario en la lista desplegable.
  4. Conmutador de auditor interno: Indica si se trata de una persona auditora interna o externa.
    1. Si se selecciona una persona auditora externa, se crea una asociación automática entre la fábrica y la persona auditora externa una vez que se guarda la visita (independientemente del estado).
  5. Organización auditora: Este campo es obligatorio si el conmutador se cambia a una persona auditora externa. 
    1. Haz clic aquí para aprender a usar las listas de selección.
  6. Personas auditoras*: Este campo es obligatorio si el conmutador se cambia a una persona auditora interna.
    1. Haga clic aquí para aprender cómo usar las listas de selección.
  7. Programar visita entre: Seleccione las fechas en las que debe ocurrir la visita programada.
    1. Haga clic aquí para obtener más información sobre Programar visita entre.
  8. Interruptor de visita compartida: Active Sí/No si se trata de una visita compartida.
  9. Interruptor de visita anunciada: Active Sí/No si se trata de una visita anunciada.
  10. Estado*: Seleccione el estado de la visita. Las opciones incluyen Requested, Approved, Not-Approved, Proposed, On-Hold, Scheduled, Cancelled o Confirmed.
    1. Haga clic aquí para obtener más información sobre el campo Estado .
  11. Seleccione Guardar una vez que haya introducido todos los detalles. El evento ahora se ha añadido tanto a la vista de calendario como a la lista de visitas.

 

Listas de selección

En el Calendario, puede usar listas de selección para refinar su elección en los campos Nombre de cuenta, Organización de auditoría y Auditores. Use los siguientes pasos para usar listas de selección:

  1. Seleccione el botón de lista de selección.
  2. Seleccione los criterios de filtro y seleccione Aplicar criterios.
  3. Seleccione la opción deseada y seleccione la flecha para moverla a la ventana derecha.
  4. Seleccione Aplicar selección.

 

Campo Programar visita entre

El campo Programar visita entre se usa para establecer las fechas en las que debe ocurrir la visita.

  1. Si no se introduce un intervalo de fechas o una fecha específica, el evento se mostrará en la ventana Visita no programada.
  2. Para introducir una fecha programada, seleccione Haga clic aquí para más detalles.
  3. Aquí se pueden agregar detalles adicionales como Comentarios, Instrucciones y Fecha de programación.

 

Estado

Las opciones de estado de programación incluyen: Requested, Approved, Not-Approved, Proposed, On-Hold, Scheduled, Cancelled o Confirmed. Este estado se usa para hacer seguimiento del flujo y el progreso de una visita.

Por ejemplo, una persona miembro puede iniciar el proceso solicitando una auditoría de una fábrica:

  1. Luego, una persona auditora aprobaría la visita, lo que actualizaría el estado a Approved.
  2. Después, la persona auditora puede proponer una fecha, lo que actualizaría el estado a Proposed.
  3. Una vez que se haya acordado la fecha de la visita, el estado se actualizará a Scheduled.
  4. Cuando el estado de la visita se establece en “Confirmed”, se puede ver la auditoría a través del enlace en el calendario o eligiendo la pestaña Assessment Related en la página de información de la cuenta de la fábrica.
  5. Una vez que se solicita (Requested) una visita, aparece en la pestaña Factory Assessment Related en la sección “Requests and Scheduled Visits”.

 

Visitas de calendario, auditorías y asociación automática

Se crea una asociación automática entre la fábrica y la organización externa cuando se realizan las siguientes selecciones:

  1. Seleccione Nombre de cuenta
  2. Seleccione Nombre del cuestionario usando la flecha del menú desplegable
  3. Seleccionar auditor externo
  4. Seleccionar organización de auditoría usando la lista de selección
  5. Seleccione una opción en la lista desplegable Estado
  6. Haga clic en el botón Guardar para guardar la visita

Debe arrastrar y soltar el evento en la fecha deseada en el calendario.

Una vez que la visita se haya guardado en el Calendario, abra el registro de la fábrica seleccionando el nombre de la fábrica en la esquina superior izquierda.

Seleccione la pestaña Account Association para ver la organización que se asoció automáticamente.

 

Eventos no programados

Si no se introduce la fecha programada o el intervalo de fechas cuando se crea un evento, aparecerá en la pestaña Eventos no programados. 

Para programar un evento no programado, arrastre y suelte el evento en la fecha deseada en el Calendario.

 

Descripción general del calendario

Navegue por el calendario realizando lo siguiente:

  1. Usar búsqueda personalizada
  2. Use las flechas para ver otros meses
  3. Mostrar eventos programados por mes, semana o día.

 

Búsqueda personalizada

  1. Expanda la ventana Búsqueda personalizada.
  2. Seleccione los filtros correspondientes, que incluyen: Organization Monitor Auditors, Auditing Organization, Sourcing Individual 1, Sourcing Organization, Region, Country, Account Name, Account Status, Owner of Visit, Other Member, Announced, Calendar Entries, Month y Year. Seleccione Buscar.

 

Ver eventos del calendario

Puede ver los eventos del calendario tanto en la vista de calendario como en la lista de visitas.

Vista de calendario: Seleccione el evento.

Visitas no programadas: Seleccione cualquiera de los hipervínculos azules, Requested On, Scheduling ID, Account ID, y Account ID.

 

Registro de programación

Cuando hace clic en un evento de calendario (que no sea una auditoría programada), se muestra un registro de programación.

Un registro de programación contiene todos los detalles del evento que se ingresaron cuando se creó un evento de calendario.

Puede usar el registro de programación para editar, actualizar y eliminar la información relacionada con el evento.

El registro de programación también muestra:

a. Historial de programación

b. Historial del estado de programación

Una vez que se programa una auditoría, el color del evento cambia a rojo.

Cuando haces clic en una auditoría programada, se abre la página Todos los hallazgos de la cuenta de la fábrica asociada con la auditoría.

 

Exportar eventos del calendario

Para exportar los eventos del calendario, selecciona Exportar eventos del calendario.

Esto descarga un archivo de calendario .ics.

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