Calendario di calendarizzazione

Indice dei contenuti

• Navigazione
• Calendario
• Tipo di evento
• Crea campi evento
• Elenchi a discesa
• Campo "Pianifica visita tra"
• Stato
• Calendarizzare visite, audit e associazione automatica
• Eventi non programmati
• Panoramica del calendario
  • Ricerca personalizzata
  • Visualizzare gli eventi del calendario
  • Record di pianificazione
  • Esportare gli eventi del calendario

Navigazione

Inizia andando su Calendario dal menu di navigazione a sinistra.

Calendario

Nella pagina Calendario sono presenti tre riquadri.

1. Tipi di evento: fai clic sugli eventi creati e trascinali nel calendario per programmarli
2. Crea evento: compila i campi per creare un nuovo evento
3. Calendario: visualizza tutti gli eventi
4. Visite non programmate: Fai clic qui per saperne di più sulle visite non programmate.

Tipo di evento

I tipi di evento sono codificati a colori per facilitarne l’identificazione. Il calendario viene utilizzato per programmare i seguenti tipi di evento:

1. Audit
2. Formazione
3. Riunioni CAP
4. Visite
5. Visite condivise

Crea campi evento

Per creare un nuovo evento, compila i seguenti campi. Nota: in questo screenshot la visualizzazione è divisa, ma nella piattaforma non lo è.

I campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori:

1. Tipo di visita*: seleziona il tipo di visita dal menu a discesa. Le opzioni includono Assessment, Formazione, riunione CAP e lavoro d’ufficio.
2. Nome account*: inserisci il nome dell’account per cui stai programmando l’evento.
   1. Se sei attivo in un account, il nome dell’account viene inserito automaticamente nel campo Nome account.
   2. Fai clic qui per imparare a usare gli elenchi a discesa.
3. Questionario*: seleziona il tipo di questionario dal menu a discesa.
4. Impostazione revisore interno: indica se si tratta di un revisore interno o esterno.
   1. Se viene selezionato un revisore esterno, una volta salvata la visita (indipendentemente dallo stato) viene creata un’associazione automatica tra stabilimento e revisore esterno.
5. Organizzazione di audit: questo campo è obbligatorio se l’impostazione è attivata su revisore esterno. 
   
   1. Fai clic qui per imparare a usare gli elenchi a discesa.
6. Revisori*: questo campo è obbligatorio se l’impostazione è attivata su revisore interno.
   1. Fai clic qui per imparare a usare gli elenchi a discesa.
7. Pianifica visita tra: Seleziona le date in cui deve svolgersi la visita programmata.
   1. Fai clic qui per saperne di più su Pianifica visita tra.
8. Attiva visita condivisa: Attiva su Sì/No se si tratta di una visita condivisa.
9. Attiva visita annunciata: Attiva su Sì/No se si tratta di una visita annunciata.
10. Stato*: Seleziona lo stato della visita. Le opzioni includono Richiesta, Approvata, Non approvata, Proposta, In sospeso, Programmata, Annullata o Confermata.
    1. Fai clic qui per saperne di più sul campo Stato .
11. Seleziona Salva dopo avere inserito tutti i dettagli. L’evento è ora inserito sia nella Visualizzazione calendario sia nell’elenco Visite.

Elenchi di scelta

Nel Calendario, puoi usare gli elenchi di scelta per affinare la selezione dei campi Nome account, Organizzazione di audit e Revisori. Segui questi passaggi per usare gli elenchi di scelta:

1. Seleziona il pulsante dell’elenco di scelta.
   
2. Seleziona i criteri di filtro e seleziona Applica criteri.
   
3. Seleziona l’opzione desiderata e seleziona la freccia per spostarla nella finestra di destra.
   
4. Seleziona Applica selezione.
   

Campo Pianifica visita tra

Il campo Pianifica visita tra viene utilizzato per impostare le date in cui deve svolgersi la visita.

1. Se non viene inserito un intervallo di date o una data specifica, l’evento verrà visualizzato nella finestra Visita non programmata.
   
2. Per inserire una data programmata, seleziona Fai clic qui per maggiori dettagli.
   
3. Qui è possibile aggiungere ulteriori dettagli come Commenti, Istruzioni e Data di pianificazione.
   

Stato

Le opzioni di stato di pianificazione includono: Richiesta, Approvata, Non approvata, Proposta, In sospeso, Programmata, Annullata o Confermata. Questo stato viene utilizzato per tracciare il flusso e l’avanzamento di una visita.

Per esempio, un membro può avviare il processo richiedendo un audit di una fabbrica:

1. Successivamente, un revisore approverà la visita, aggiornando lo stato su Approvata.
2. Poi il revisore può proporre una data, aggiornando lo stato su Proposta.
3. Una volta concordata la data della visita, lo stato verrà aggiornato su Programmata.
4. Quando lo stato della visita è impostato su “Confermata”, l’audit può essere visualizzato tramite il collegamento nel calendario oppure scegliendo la scheda Assessment Related nella pagina delle informazioni dell’account della fabbrica.
5. Una volta che una visita è Richiesta, appare nella scheda Factory Assessment Related nella sezione “Requests and Scheduled Visits”.

Visite di calendario, audit e associazione automatica

Viene creata un’associazione automatica tra la Fabbrica e l’Organizzazione esterna quando vengono effettuate le seguenti selezioni:

1. Seleziona Nome account
2. Seleziona Nome questionario utilizzando la freccia a discesa
3. Seleziona revisore esterno
4. Seleziona Organizzazione di audit utilizzando l’elenco di scelta
5. Seleziona un’opzione dal menu a discesa Stato
6. Fai clic sul pulsante Salva per salvare la visita

Devi trascinare e rilasciare l’evento sulla data desiderata nel calendario.

Una volta che la visita è stata salvata nel Calendario, apri il record della Fabbrica selezionando il Nome della fabbrica nell’angolo in alto a sinistra.

Seleziona la scheda Associazione account per visualizzare l’organizzazione che è stata associata automaticamente.

Eventi non programmati

Se la data o l’intervallo di date programmato non viene inserito quando viene creato un evento, questo apparirà nella scheda Eventi non programmati. 

Per programmare un evento non programmato, trascina e rilascia l’evento sulla data desiderata nel Calendario.

Panoramica del calendario

Naviga nel calendario eseguendo le seguenti operazioni:

1. Usa ricerca personalizzata
2. Usa le frecce per visualizzare altri mesi
3. Visualizza gli eventi programmati per mese, settimana o giorno.

Ricerca personalizzata

1. Espandi la finestra Ricerca personalizzata.
   
2. Seleziona i filtri appropriati, che includono: Organization Monitor Auditors, Auditing Organization, Sourcing Individual 1, Sourcing Organization, Regione, Paese, Nome account, Stato account, Proprietario della visita, Altro membro, Announced, Voci di calendario, Mese e Anno. Seleziona Cerca.
   

Visualizza eventi del calendario

Puoi visualizzare gli eventi del calendario sia nella Visualizzazione calendario sia nell’elenco Visite.

Visualizzazione calendario: Seleziona l’evento.

Visite non programmate: Seleziona uno qualsiasi dei collegamenti ipertestuali blu, Requested On, Scheduling ID, Account ID e Account ID.

Record di pianificazione

Quando fai clic su un evento del calendario (diverso da un audit pianificato), viene visualizzato un record di pianificazione.

Un record di pianificazione contiene tutti i dettagli dell’evento inseriti quando è stato creato un evento del calendario.

Puoi usare il record di pianificazione per modificare, aggiornare e eliminare le informazioni relative all’evento.

Il record di pianificazione mostra anche:

a. Cronologia di pianificazione

b. Cronologia dello stato di pianificazione

Una volta che un audit è stato pianificato, il colore dell’evento diventa rosso.

Quando fai clic su un audit pianificato, si apre la pagina Tutti i rilievi dell’account della fabbrica associata all’audit.

Esportazione degli eventi del calendario

Per esportare gli eventi del calendario, seleziona Esporta eventi del calendario.

In questo modo viene scaricato un file di calendario .ics.