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Calendário de agendamento

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Índice

 

Navegação

Comece navegando até Calendário no menu de navegação à esquerda.

 

Calendário

Há três janelas na página Calendário.

  1. Tipos de evento: Clique nos eventos criados e arraste-os no calendário para agendar
  2. Criar evento: Preencha os campos para criar um novo evento
  3. Calendário: Ver todos os eventos
  4. Visitas não agendadas: Clique aqui para saber mais sobre visitas não agendadas.

 

Tipo de evento

Os tipos de evento são codificados por cores para fins de identificação. O calendário é usado para agendar os seguintes Tipos de evento:

  1. Auditorias
  2. Treinamento
  3. Reuniões de CAP
  4. Visitas
  5. Visitas compartilhadas

 

Campos de criação de evento

Para criar um novo evento, preencha os seguintes campos. Observação: esta visualização está dividida na captura de tela; na plataforma, ela não está dividida.

 

Os campos marcados com asterisco são obrigatórios:

  1. Tipo de visita*: Selecione o tipo de visita no menu suspenso. As opções incluem Avaliação, Treinamento, Reunião de CAP e Trabalho de escritório.
  2. Nome da conta*: Insira o nome da conta para a qual o evento está sendo agendado.
    1. Se você estiver ativo em uma conta, o nome da conta será inserido automaticamente no campo Nome da conta.
    2. Clique aqui para aprender a usar listas de seleção.
  3. Questionário*: Selecione o tipo de questionário no menu suspenso.
  4. Alternância de auditor interno: Identifique se este é um auditor interno ou externo.
    1. Se um auditor externo for selecionado, uma associação automática é criada entre a fábrica e o auditor externo assim que a visita for salva (independentemente do status).
  5. Organização de auditoria: Este campo é obrigatório se a alternância for definida para um auditor externo.
    1. Clique aqui para aprender a usar listas de seleção.
  6. Auditores*: Este campo é obrigatório se a opção for alternada para um auditor interno.
    1. Clique aqui para aprender a usar listas de seleção.
  7. Agendar visita entre: Selecione as datas em que a visita agendada deve ocorrer.
    1. Clique aqui para saber mais sobre Agendar visita entre.
  8. Alternância de visita compartilhada: Alterne sim/não se esta for uma visita compartilhada.
  9. Alternância de visita anunciada: Alterne sim/não se esta for uma visita anunciada.
  10. Status*: Selecione o status da visita. As opções incluem Solicitado, Aprovado, Não aprovado, Proposto, Em espera, Agendado, Cancelado ou Confirmado.
    1. Clique aqui para saber mais sobre o campo Status.
  11. Selecione Salvar após inserir todos os detalhes. O evento agora está registrado tanto na visualização de Calendário quanto na lista de Visitas.

 

Listas de seleção

No Calendário, é possível usar listas de seleção para refinar a seleção dos campos Nome da conta, Organização de auditoria e Auditores. Siga as etapas abaixo para usar listas de seleção:

  1. Selecione o botão de lista de seleção.
  2. Selecione os critérios de filtro e selecione Aplicar critérios.
  3. Selecione a opção desejada e selecione a seta para movê-la para a janela à direita.
  4. Selecione Aplicar seleção.

 

Campo Agendar visita entre

O campo Agendar visita entre é usado para definir as datas em que a visita deve ocorrer.

  1. Se um intervalo de datas, ou uma data específica, não for inserido, o evento será exibido na janela Visita não agendada.
  2. Para inserir uma data agendada, selecione Clique aqui para mais detalhes.
  3. Detalhes adicionais, como Comentários, Instruções e Data de agendamento, podem ser adicionados aqui.

 

Status

As opções de status de agendamento incluem: Solicitado, Aprovado, Não aprovado, Proposto, Em espera, Agendado, Cancelado ou Confirmado. Este status é usado para acompanhar o fluxo/progresso de uma visita.

Por exemplo, um membro pode iniciar o processo solicitando uma auditoria de uma fábrica:

  1. Um auditor então aprovaria a visita, o que atualizaria o status para Aprovado.
  2. Em seguida, o auditor pode propor uma data, o que atualizaria o status para Proposto.
  3. Quando a data da visita for acordada, o status será atualizado para Agendado.
  4. Quando o status da visita for definido como "Confirmado", a auditoria pode ser visualizada por meio do link no calendário ou escolhendo a aba Avaliação relacionada na página de informações da conta da fábrica.
  5. Assim que uma visita for Solicitada, ela aparece na aba Avaliação relacionada da fábrica, na seção "Solicitações e visitas agendadas".

 

Visitas no calendário, auditorias e associação automática

Uma associação automática é criada entre a Fábrica e a Organização externa quando as seguintes seleções são feitas:

  1. Selecionar nome da conta
  2. Selecionar o nome do questionário usando a seta do menu suspenso
  3. Selecionar auditor externo
  4. Selecionar organização de auditoria usando a lista de seleção
  5. Selecionar uma opção no menu suspenso de status
  6. Clicar no botão Salvar para salvar a visita

É necessário arrastar e soltar o evento na data desejada no calendário.

Após salvar a visita no Calendário, abra o registro da fábrica selecionando o nome da fábrica no canto superior esquerdo.

Selecione a aba Associação de conta para visualizar a organização que foi associada automaticamente.

 

Eventos não agendados

Se a data agendada ou o intervalo de datas não for inserido quando um evento for criado, ele aparecerá na aba Evento não agendado.

Para agendar um evento não agendado, arraste e solte o evento na data desejada no Calendário.

 

Visão geral do calendário

Navegue pelo calendário fazendo o seguinte:

  1. Usar pesquisa personalizada
  2. Use as setas para visualizar outros meses
  3. Exibir eventos agendados por mês, semana ou dia.

 

Pesquisa personalizada

  1. Expanda a janela de Pesquisa personalizada.
  2. Selecione os filtros apropriados, que incluem: Auditores do monitor da organização, Organização de auditoria, Indivíduo de sourcing 1, Organização de sourcing, Região, País, Nome da conta, Status da conta, Responsável pela visita, Outros membros, Anunciado, Entradas do calendário, Mês e Ano. Selecione Pesquisar.

 

Visualizar eventos do calendário

É possível visualizar eventos do calendário tanto na Visualização de calendário quanto na Lista de visitas.

Visualização do calendário: Selecione o evento.

Visitas não agendadas: Selecione qualquer um dos hiperlinks azuis, Solicitado em, ID de agendamento, ID da conta, e ID da conta.

 

Registro de agendamento

Ao clicar em um evento do calendário (que não seja uma auditoria agendada), um registro de agendamento é exibido.

Um registro de agendamento contém todos os detalhes do evento inseridos quando um evento de calendário foi criado.

Você pode usar o registro de agendamento para editar, atualizar e excluir informações relacionadas ao evento.

O registro de agendamento também mostra:

a. Histórico de agendamento

b. Histórico de status de agendamento

Quando uma auditoria é agendada, a cor do evento muda para vermelho.

Ao clicar em uma auditoria agendada, você abrirá a página Todas as constatações da conta da fábrica associada à auditoria.

 

Exportar eventos do calendário

Para exportar os eventos do calendário, selecione Exportar eventos do calendário.

Isso faz o download de um arquivo de calendário .ics.

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