Trong tệp Excel, bạn sẽ thấy ba trang tính: OVERVIEW, INSTRUCTIONS, và SLCP DATA COLLECTION TOOL.
The Overview Sheet
Trong trang tính Overview, bạn có thể tìm thấy thông tin về cách bật Macro, liên kết công cụ và bộ phận hỗ trợ SLCP để truy cập hỗ trợ SLCP và các câu hỏi thường gặp (FAQ).
Bạn cũng sẽ thấy ở đây những gì chúng tôi muốn đạt được thông qua khung đánh giá hội tụ, bao gồm ba yếu tố: công cụ thu thập dữ liệu, quy trình xác minh và hướng dẫn. Bạn cũng sẽ thấy ở đây thông tin về ba bước để hoàn thành quy trình đánh giá và các điều khoản sử dụng.
Bảng Hướng Dẫn
Trong trang Hướng dẫn, bạn sẽ nhận được hướng dẫn về cách mở công cụ, cấu trúc của công cụ, các phần và tiểu mục, thông tin về các khái niệm của các bước trong công cụ, cũng như thông tin về cách công cụ này phù hợp với Tổ chức Lao động Quốc tế, Luật Lao động Quốc gia và các Yêu cầu pháp lý khác.
Bạn cũng sẽ thấy ở đây các hướng dẫn về phạm vi và khung thời gian. Khung thời gian của việc tự đánh giá ban đầu hoặc đánh giá chung dựa trên dữ liệu của 12 tháng trước kể từ ngày cơ sở hoàn thành việc tự đánh giá hoặc đánh giá chung. Ngày hoàn thành công cụ được cơ sở nhập vào và có thể tìm thấy trong câu hỏi hồ sơ cơ sở với Mã tham chiếu: FP-BAS-26. Việc xác minh tại chỗ phải được bắt đầu hoặc khởi động trong vòng 2 tháng kể từ khi hoàn thành việc tự đánh giá hoặc đánh giá chung.
Bạn cũng sẽ thấy trên bảng các hướng dẫn sau đây:
- Hướng dẫn về việc sử dụng thuật ngữ công nhân
- Hướng dẫn cách điền vào công cụ này và lưu câu trả lời
- Hướng dẫn cách tải lên hai đơn vị chủ quản được công nhận để tiến hành xác minh
Công cụ Thu thập Dữ liệu SLCP
Bạn sẽ tìm thấy trên trang này tất cả các câu hỏi mà bạn cần hoàn thành. Công cụ thu thập dữ liệu bao gồm tổng cộng 10 phần. Tám phần đầu tiên sẽ đề cập đến các chủ đề xã hội và lao động. Việc chọn Bước 1 sẽ cho phép bạn trả lời các câu hỏi cơ bản về chủ đề xã hội và lao động từ 8 phần này.
8 phần đề cập đến các chủ đề về xã hội và lao động bao gồm:
- Phần Câu hỏi Hồ sơ Cơ sở Chung (Mục 9 trong các phần cốt lõi về xã hội và lao động)
- Recruitment & Hiring
- Working Hours
- Wages & Benefits
- Worker Treatment
- Worker Involvement
- Health & Safety
- Chấm dứt
Khi chọn Bước 2, bạn sẽ mở khóa các câu hỏi từ phần thứ 9, đó là Hệ thống quản lý.
Chọn Bước 3 sẽ mở khóa các câu hỏi từ phần thứ 10, đó là Above & Beyond.
Menu điều hướng hiển thị tất cả 10 phần cùng với tỷ lệ hoàn thành riêng biệt của từng phần. Ở phía bên phải của menu điều hướng, bạn sẽ thấy tổng tỷ lệ hoàn thành. Bạn có thể nhấp vào Tên phần tương ứng mà bạn muốn hoàn thành trong bảng Excel.
Ở phần giữa phía dưới của menu điều hướng, bạn sẽ thấy bạn đang ở mục nào.
Navigation Menu:
Khi bạn nhấp vào hoặc trả lời bất kỳ ô nào, phần này cũng sẽ hiển thị mục, tiểu mục và danh mục của công cụ mà bạn đã chọn.
Bạn có thể thu nhỏ menu điều hướng khi đang điền câu trả lời để có thêm không gian màn hình cho việc trả lời, và bạn có thể phóng to lại nếu muốn kiểm tra tỷ lệ hoàn thành của phần mình đang làm.
Cách điều hướng Công cụ Thu thập Dữ liệu Ngoại tuyến
Sau khi bạn đăng ký trên máy chủ được công nhận mà bạn chọn và liên kết với Gateway ID, bạn có thể bắt đầu tự đánh giá hoặc đánh giá chung. Bạn có thể điền thông tin tự đánh giá hoặc đánh giá chung trực tuyến trên nền tảng của máy chủ được công nhận, hoặc tải xuống công cụ thu thập dữ liệu từ nền tảng của máy chủ được công nhận, điền vào tệp Excel ngoại tuyến, rồi tải lên hoặc nhập lại trên nền tảng của máy chủ được công nhận. Chúng tôi khuyến nghị bạn nên điền công cụ trực tuyến để tránh các sự cố liên quan đến việc tải xuống hoặc tải lên dữ liệu.
Khi mở công cụ thu thập dữ liệu trong Excel, hãy đảm bảo bật “Macros”. Đây là tài liệu có hỗ trợ macro. Bạn phải bật macro để nội dung hoặc dữ liệu hiển thị đúng cách.
Lưu ý: Nếu bạn đang hoàn thành các phản hồi của cơ sở và bạn không thấy phần trăm hoàn thành cá nhân được cập nhật trong phần cụ thể mà bạn đang thực hiện, hoặc bạn không thấy văn bản trên nhãn “Bạn đang ở đây” cho biết vị trí hiện tại của bạn, thì có thể chương trình Excel của bạn đang gặp sự cố. Ví dụ: Macro chưa được bật. Lúc này, vui lòng khởi động lại máy tính và thử lại.
Trong mỗi phần trên Menu Điều hướng, các câu hỏi được phân nhóm thêm thành các tiểu mục và danh mục.
Example:
Recruitment & Hiring là mục. Tại đây, bạn sẽ thấy hướng dẫn cho mục này và danh sách các tiểu mục.
Child Labor là một tiểu mục. Bạn cũng có thể xem hướng dẫn cho tiểu mục này tại đây.
Trước khi trả lời các câu hỏi, vui lòng đọc kỹ hướng dẫn được cung cấp trong phần và các tiểu mục.
Số câu hỏi hoặc REF ID cho biết bạn đang ở phần hoặc tiểu mục nào.
Example:
FP-PRO-1
FP là phần (Hồ sơ Cơ sở)
PRO là tiểu mục (Thông tin Sản xuất/Vận hành)
Và số câu hỏi
Tổng số câu hỏi bạn cần trả lời trong công cụ thu thập dữ liệu sẽ phụ thuộc vào bước công cụ mà bạn chọn. Bạn sẽ thấy tùy chọn chọn bước công cụ trong phần Hồ sơ Cơ sở với REF ID: FP-STE-1.
Các câu hỏi trong công cụ thu thập dữ liệu được chia thành các bước. Bước 1 là bắt buộc đối với tất cả các cơ sở. Các cơ sở có thể quyết định hoàn thành thêm các câu hỏi ở Bước 2 và Bước 3, hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
Nếu bạn chọn Bước 2, bạn sẽ có quyền truy cập vào các câu hỏi trong phần Hệ thống quản lý, trong khi nếu cơ sở của bạn chọn Bước 3, bạn sẽ được truy cập vào các câu hỏi ở cả hai phần Hệ thống quản lý và Vượt chuẩn.
Vui lòng kiểm tra với người dùng cuối trước khi chọn các bước. Bạn cũng có thể xem danh sách các thương hiệu chấp nhận dữ liệu đã được SLCP xác minh trên trang web của chúng tôi. Danh sách này bao gồm các bước lựa chọn cần thiết để các thương hiệu chấp nhận dữ liệu đã được SLCP xác minh.
Để hiểu rõ hơn các câu hỏi trong từng phần và cách trả lời, bạn có thể nhấp vào các liên kết thông tin sau mỗi câu hỏi.
Khi trả lời, lời nhắc trước trường phản hồi của cơ sở sẽ hiển thị loại thông tin mà công cụ yêu cầu nhập.
Select là một trường thả xuống. Nhấp vào biểu tượng thả xuống để chọn một câu trả lời.
Response Here là trường nhập văn bản tự do. Vui lòng cung cấp câu trả lời của bạn với tối đa 6.000 ký tự.
Number Here yêu cầu Cơ sở nhập một số, không phải văn bản.
“X” để chọn mục nhập là một danh sách thả xuống. Để trống nghĩa là câu hỏi phụ này không áp dụng cho Cơ sở của bạn.
Date Here yêu cầu Cơ sở nhập ngày theo định dạng Năm/Tháng/Ngày.
Select entry sample:
Response entry sample:
Number Here entry sample:
“X” để chọn mẫu nhập:
Date Here entry sample:
Khi trả lời, đôi khi một số câu hỏi điều kiện có thể xuất hiện. Nếu một phản hồi của Cơ sở mở ra một câu hỏi liên quan mà trước đó chưa có.
Example:
REF ID: RH-CHI-4 (trong phần Tuyển dụng & Thuê nhân sự) là một câu hỏi điều kiện. Điều này có nghĩa là tùy vào câu trả lời của bạn, câu hỏi này có thể mở ra các câu hỏi tiếp theo hoặc các câu hỏi liên quan.
Chọn Không sẽ không kích hoạt các câu hỏi phụ hoặc câu hỏi tiếp theo.
Chọn Có sẽ kích hoạt và mở ra các câu hỏi tiếp theo bên dưới câu hỏi điều kiện đã được trả lời.
Xin lưu ý rằng tùy thuộc vào câu trả lời của bạn, công cụ cũng có thể hiển thị nhiều câu hỏi tiếp theo hoặc các câu hỏi liên quan cùng lúc và chúng có thể không luôn xuất hiện ngay bên dưới câu hỏi điều kiện đã được trả lời. Chúng có thể xuất hiện dưới dạng một nhóm câu hỏi phụ khác ở phần sau của công cụ.
Màu xám nhạt và xám đậm sẽ cho bạn biết những câu hỏi nào đã được điền và những câu hỏi nào vẫn cần trả lời. Khi bạn điền câu trả lời cho một câu hỏi, màu của ô sẽ chuyển từ xám đậm sang xám nhạt.
Ở cuối mỗi phần, sẽ có một khu vực để bạn mô tả bất kỳ mối quan ngại hoặc khó khăn nào mà bạn gặp phải với các câu hỏi được liệt kê trong phần đó. Các Cơ sở có thể cung cấp thông tin về mối quan ngại hoặc khó khăn của mình dưới dạng văn bản tự do với tối đa 6.000 ký tự. Những nhận xét này sẽ không được Người xác minh kiểm tra.
Xin lưu ý rằng các tệp đính kèm cần được tải lên trực tuyến. Các tệp đính kèm được tải lên qua tệp Excel sẽ không được chuyển sang bài đánh giá trực tuyến của bạn sau khi công cụ đã được nhập vào nền tảng của đơn vị chủ quản được công nhận.
Mỗi phần được ngăn cách bằng một thanh màu xám đậm.
Sau khi trả lời tất cả các câu hỏi của công cụ, đã đến lúc điền ngày hoàn thành. Bạn có thể điền thông tin này trong phần Hồ sơ Cơ sở với REF ID: FP-BAS-26. Lưu ý rằng việc xác minh tại chỗ phải được bắt đầu hoặc khởi động trong vòng 2 tháng kể từ khi hoàn thành đánh giá tự thực hiện hoặc đánh giá chung.
Sau khi hoàn thành tất cả các câu hỏi của công cụ, bạn có thể gửi/đăng bài đánh giá của mình trực tuyến hoặc tải lên tệp Excel đã hoàn thành trên nền tảng của đơn vị chủ quản được công nhận. Đơn vị chủ quản được công nhận sẽ kiểm tra dữ liệu của bạn để đảm bảo rằng các câu trả lời của Cơ sở được cung cấp bằng ngôn ngữ yêu cầu, đảm bảo rằng không có câu hỏi nào bị bỏ trống không được phép, đảm bảo rằng công cụ được hoàn thành 100%, đảm bảo rằng số ký tự tối đa được sử dụng trong các trường trả lời văn bản tự do là 6.000, và đảm bảo rằng các câu hỏi cụ thể được trả lời bằng số hoặc ngày tháng.
Tùy thuộc vào câu trả lời của bạn, bạn có thể cần phải chỉnh sửa một số điều trước khi dữ liệu được chấp nhận. Khi dữ liệu đã được chấp nhận và bạn đã gửi bản đánh giá, trạng thái của bản đánh giá sẽ chuyển từ Đánh giá đã bắt đầu (ASI) sang Đánh giá đã hoàn thành (ASC).
Vui lòng lưu ý rằng Công cụ Excel ngoại tuyến không thể được tải xuống và sử dụng cho các phương pháp xác minh sau (câu hỏi VD-VERI-1):
- SLCP Xác minh Hoàn toàn Trực tuyến
- Xác minh SLCP trực tuyến + Tại chỗ
Hiểu sự khác biệt về tỷ lệ hoàn thành: Tổng quan Đánh giá FSLM so với Tệp Excel ngoại tuyến
Khi nói đến các đánh giá FSLM, tỷ lệ hoàn thành trong tệp Excel và trên nền tảng đánh giá trực tuyến phục vụ các mục đích khác nhau và cung cấp những thông tin giá trị. Bài viết này nhằm làm rõ sự khác biệt giữa tỷ lệ hoàn thành được thể hiện trong tệp Excel và trên nền tảng đánh giá trực tuyến.
- Tệp Excel: Tỷ lệ hoàn thành được thể hiện trong tệp Excel và cổng thông tin SLCP cung cấp trạng thái hoàn thành đánh giá tổng thể, bao gồm cả phản hồi của cơ sở và người xác minh. Chỉ số này dùng để SLCP đánh giá số lượng câu hỏi đã được trả lời trong quá trình đánh giá.
- Đánh giá trực tuyến: Trạng thái hoàn thành hiển thị trong quá trình đánh giá trực tuyến cho biết tiến độ còn lại để nộp đánh giá. Trạng thái này phản ánh cụ thể các dữ liệu mà Người xác minh cần hoàn thành, chẳng hạn như lựa chọn Người xác minh và cung cấp nhận xét nếu có câu hỏi nào được phát hiện là không chính xác. Trạng thái hoàn thành này giúp theo dõi các nhiệm vụ còn lại cần thiết để Người xác minh hoàn tất đánh giá (ví dụ: lựa chọn Người xác minh, nhận xét nếu câu hỏi không chính xác, v.v.).