Chuyến đến nội dung chính

Lên lịch trình

  • Đã cập nhật

Mục lục

 

Điều hướng

Bắt đầu bằng cách điều hướng đến Lịch từ menu điều hướng bên trái.

 

Lịch

Có ba cửa sổ trên trang Lịch.

  1. Các loại sự kiện: Nhấp vào các sự kiện đã tạo và kéo chúng trên lịch để lên lịch
  2. Tạo sự kiện: Điền vào các trường để tạo một sự kiện mới
  3. Lịch: Xem tất cả sự kiện
  4. Các chuyến thăm chưa được lên lịch: Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về các chuyến thăm chưa được lên lịch.

 

Loại sự kiện

Các loại sự kiện được mã hóa màu để nhận diện. Lịch được dùng để lên lịch cho các Loại sự kiện sau:

  1. Đánh giá
  2. Đào tạo
  3. Các cuộc họp CAP
  4. Chuyến thăm
  5. Chuyến thăm được chia sẻ

 

Tạo các trường sự kiện

Để tạo một sự kiện mới, hãy điền vào các trường sau. Lưu ý: Chế độ xem này được tách trong ảnh chụp màn hình, trên nền tảng thì không tách.

 

Các trường được đánh dấu bằng dấu hoa thị là bắt buộc:

  1. Loại chuyến thăm*: Chọn loại chuyến thăm từ danh sách thả xuống. Các tùy chọn bao gồm Đánh giá, Đào tạo, họp CAP, và Công việc văn phòng.
  2. Tên tài khoản*: Nhập Tên cho tài khoản mà sự kiện đang được lên lịch.
    1. Nếu bạn đang hoạt động trong một tài khoản, tên tài khoản sẽ tự động được nhập vào trường Tên tài khoản.
    2. Nhấp vào đây để tìm hiểu cách sử dụng danh sách chọn.
  3. Bảng câu hỏi*: Chọn loại bảng câu hỏi từ danh sách thả xuống.
  4. Nút chuyển kiểm toán viên nội bộ: Xác định đây là kiểm toán viên nội bộ hay bên ngoài.
    1. Nếu chọn kiểm toán viên bên ngoài, một liên kết tự động sẽ được tạo giữa nhà máy và kiểm toán viên bên ngoài sau khi lưu chuyến thăm (bất kể trạng thái).
  5. Tổ chức kiểm toán: Trường này là bắt buộc nếu nút chuyển được bật sang kiểm toán viên bên ngoài. 
    1. Nhấp vào đây để tìm hiểu cách sử dụng danh sách chọn.
  6. Kiểm toán viên*: Trường này là bắt buộc nếu nút chuyển được bật sang kiểm toán viên nội bộ.
    1. Nhấp vào đây để tìm hiểu cách sử dụng danh sách chọn.
  7. Lên lịch chuyến thăm trong khoảng: Chọn các ngày mà chuyến thăm đã lên lịch sẽ diễn ra.
    1. Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về Lên lịch chuyến thăm trong khoảng.
  8. Chuyển đổi chuyến thăm được chia sẻ: Bật Có/Không nếu đây là một chuyến thăm được chia sẻ.
  9. Chuyển đổi đã thông báo: Chuyển Có/Không nếu đây là chuyến thăm đã được thông báo trước.
  10. Trạng thái*: Chọn trạng thái của chuyến thăm. Các tùy chọn bao gồm Requested, Approved, Not-Approved, Proposed, On-Hold, Scheduled, Cancelled, hoặc Confirmed.
    1. Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về trường Trạng thái .
  11. Chọn Lưu khi bạn đã nhập xong tất cả chi tiết. Sự kiện hiện đã được nhập vào cả Chế độ xem lịch và danh sách Chuyến thăm.

 

Danh sách chọn

Trong Lịch, bạn có thể sử dụng danh sách chọn để lọc lựa chọn của mình cho các trường Tên tài khoản, Tổ chức kiểm toán, và Kiểm toán viên. Thực hiện các bước sau để sử dụng danh sách chọn:

  1. Chọn nút danh sách chọn.
  2. Chọn tiêu chí lọc và chọn Áp dụng tiêu chí.
  3. Chọn tùy chọn mong muốn và chọn mũi tên để di chuyển nó sang cửa sổ bên phải.
  4. Chọn Áp dụng lựa chọn.

 

Trường lên lịch chuyến thăm trong khoảng

Trường Lên lịch chuyến thăm trong khoảng được dùng để đặt ngày khi chuyến thăm sẽ diễn ra.

  1. Nếu không nhập khoảng ngày hoặc ngày được chỉ định, sự kiện sẽ được hiển thị trong cửa sổ Chuyến thăm chưa lên lịch.
  2. Để nhập ngày đã lên lịch, chọn Nhấp vào đây để xem thêm chi tiết.
  3. Các chi tiết bổ sung như Nhận xét, Hướng dẫn, và Ngày lên lịch có thể được thêm tại đây.

 

Trạng thái

Các tùy chọn trạng thái lên lịch bao gồm: Requested, Approved, Not-Approved, Proposed, On-Hold, Scheduled, Cancelled, hoặc Confirmed. Trạng thái này được dùng để theo dõi quy trình / tiến độ của một chuyến thăm.

Ví dụ, một thành viên có thể bắt đầu quy trình bằng cách yêu cầu kiểm toán một nhà máy:

  1. Sau đó một kiểm toán viên sẽ phê duyệt chuyến thăm, khi đó trạng thái sẽ được cập nhật thành Approved.
  2. Tiếp theo, kiểm toán viên có thể đề xuất một ngày, khi đó trạng thái sẽ được cập nhật thành Proposed.
  3. Khi đã thống nhất ngày diễn ra chuyến thăm, trạng thái sẽ được nâng lên thành Scheduled.
  4. Khi trạng thái của chuyến thăm được đặt thành "Confirmed", cuộc kiểm toán có thể được xem thông qua liên kết trong lịch hoặc bằng cách chọn tab Liên quan đến đánh giá trên trang thông tin tài khoản nhà máy.
  5. Khi một chuyến thăm được Request, nó sẽ xuất hiện trên tab Đánh giá nhà máy liên quan trong phần "Các yêu cầu và chuyến thăm đã lên lịch".

 

Lên lịch trình các chuyến thăm, kiểm toán, và liên kết tự động

Một liên kết tự động sẽ được tạo giữa Nhà máy và Tổ chức bên ngoài khi thực hiện các lựa chọn sau:

  1. Chọn Tên tài khoản
  2. Chọn Tên bảng câu hỏi bằng mũi tên danh sách thả xuống
  3. Chọn kiểm toán viên bên ngoài
  4. Chọn Tổ chức kiểm toán bằng danh sách chọn
  5. Chọn một tùy chọn từ danh sách thả xuống Trạng thái
  6. Nhấp nút Lưu để lưu chuyến thăm

Bạn phải kéo và thả sự kiện vào ngày mong muốn trong lịch.

Khi chuyến thăm đã được lưu trong Lịch, mở bản ghi Nhà máy bằng cách chọn Tên nhà máy ở góc trên bên trái.

Chọn tab Liên kết tài khoản để xem tổ chức đã được liên kết tự động.

 

Các sự kiện chưa lên lịch

Nếu không nhập ngày hoặc khoảng ngày đã lên lịch khi tạo sự kiện, nó sẽ xuất hiện trong tab Sự kiện chưa lên lịch. 

Để lên lịch cho một sự kiện chưa lên lịch, hãy kéo và thả sự kiện vào ngày mong muốn trong Lịch.

 

Tổng quan về lịch

Di chuyển trong lịch bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Sử dụng tìm kiếm tùy chỉnh
  2. Sử dụng các mũi tên để xem các tháng khác
  3. Hiển thị các sự kiện đã lên lịch theo tháng, tuần hoặc ngày.

 

Tìm kiếm tùy chỉnh

  1. Mở rộng cửa sổ Tìm kiếm tùy chỉnh.
  2. Chọn các bộ lọc phù hợp, bao gồm: Tổ chức giám sát kiểm toán viên, Tổ chức kiểm toán, Cá nhân thu mua 1, Tổ chức thu mua, Khu vực, Quốc gia, Tên tài khoản, Trạng thái tài khoản, Người phụ trách chuyến thăm, Thành viên khác, Đã thông báo, Mục trong lịch, Tháng và Năm. Chọn Tìm kiếm.

 

Xem các sự kiện trong lịch

Bạn có thể xem các sự kiện trong lịch ở cả Chế độ xem lịch và Danh sách chuyến thăm.

Chế độ xem lịch: Chọn sự kiện.

Các chuyến thăm chưa lên lịch: Chọn bất kỳ siêu liên kết màu xanh nào, Yêu cầu vào ngày, Mã lịch trình, Mã tài khoản và Mã tài khoản.

 

Bản ghi lịch trình

Khi bạn nhấp vào một sự kiện trong lịch (không phải cuộc kiểm toán đã lên lịch), một bản ghi lịch trình sẽ được hiển thị.

Một bản ghi lịch trình chứa tất cả chi tiết sự kiện đã được nhập khi tạo Sự kiện trong lịch.

Bạn có thể sử dụng bản ghi lên lịch để chỉnh sửa, cập nhật, và xóa thông tin liên quan đến sự kiện.

Bản ghi lên lịch cũng hiển thị:

a. Lịch sử lên lịch

b. Lịch sử tình trạng lên lịch

Khi một cuộc đánh giá được lên lịch, màu của sự kiện sẽ chuyển sang đỏ.

Khi bạn nhấp vào một cuộc đánh giá đã được lên lịch, bạn sẽ mở trang All Findings của tài khoản nhà máy được liên kết với cuộc đánh giá đó.

 

Xuất sự kiện lịch

Để xuất các sự kiện lịch, chọn Export Calendar Events.

Thao tác này sẽ tải xuống một tệp lịch .ics.

Liên quan đến