Việc theo dõi và báo cáo chính xác dữ liệu sử dụng năng lượng theo thời gian cung cấp cho các cơ sở và các bên liên quan cái nhìn chi tiết về các cơ hội cải thiện. Nếu dữ liệu không chính xác, điều này sẽ hạn chế khả năng hiểu được dấu chân sử dụng năng lượng của cơ sở và xác định các hành động cụ thể giúp giảm tác động môi trường cũng như thúc đẩy hiệu quả.
Khi thiết lập chương trình theo dõi và báo cáo năng lượng, cần áp dụng các nguyên tắc sau:
- Độ đầy đủ – Chương trình theo dõi và báo cáo nên bao gồm tất cả các nguồn liên quan (như được liệt kê trong FEM). Không nên loại trừ các nguồn khỏi việc theo dõi dữ liệu và báo cáo chỉ dựa trên tính trọng yếu (ví dụ: ngoại lệ cho số lượng nhỏ).
- Độ chính xác - Đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào chương trình theo dõi Năng lượng là chính xác và được lấy từ các nguồn đáng tin cậy (ví dụ: đồng hồ đo đã được hiệu chuẩn, các nguyên tắc đo lường khoa học đã được thiết lập hoặc các ước tính kỹ thuật, v.v.)
- Tính nhất quán - Sử dụng các phương pháp nhất quán để theo dõi dữ liệu năng lượng nhằm cho phép so sánh việc sử dụng năng lượng theo thời gian. Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong phương pháp theo dõi, nguồn năng lượng hoặc các hoạt động khác ảnh hưởng đến dữ liệu năng lượng, điều này cần được ghi lại.
- Minh bạch – Tất cả các nguồn dữ liệu (ví dụ: hóa đơn Năng lượng, chỉ số Mét, v.v.), các giả định được sử dụng (ví dụ: kỹ thuật Ước tính), và phương pháp tính toán nên được công khai trong các kho dữ liệu và có thể dễ dàng xác minh thông qua các hồ sơ tài liệu và bằng chứng hỗ trợ.
- Quản lý Chất lượng Dữ liệu – Các hoạt động đảm bảo chất lượng (nội bộ hoặc bên ngoài) nên được xác định và thực hiện đối với dữ liệu Năng lượng cũng như các quy trình thu thập và theo dõi dữ liệu để đảm bảo dữ liệu báo cáo là chính xác. Để biết thêm hướng dẫn về quản lý chất lượng dữ liệu, hãy tham khảo Chương 7 của GHG Protocol a Corporate Accounting and Reporting Standard: Quản lý Chất lượng Kiểm kê.